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Préparer le passage au flex office en associant les collaborateurs dès l’amont

Pour les organisations comme pour le personnel, le passage au flex office constitue une petite révolution. Un changement qu’il convient de préparer en amont en impliquant les collaborateurs, comme l’explique Cécile Tournebœuf, responsable Accompagnement au changement de CD&B.

Pourquoi est-il important que le passage d’un environnement traditionnel, avec bureaux attribués, au flex office, fasse l’objet d’un accompagnement ?

Le flex office a la particularité d’offrir aux collaborateurs des espaces de travail répondant à leurs besoins puisqu’ils sont adaptés à tous types d’activités. De plus, à l’inverse des bureaux attribués qui impliquent de la sédentarité, il encourage les déplacements et le mouvement, ce qui, en soi, est générateur de dynamique. Bref, le flex office est plus qualitatif et plus adapté à la réalité du travail, mais ses bénéfices ne sont pas toujours perçus d’emblée. Il peut susciter des inquiétudes car il n’est pas simple pour tout le monde de s’approprier des espaces collectifs comme on le fait avec un poste de travail individuel. De même, les managers peuvent s’interroger sur la capacité qu’ils auront à gérer leur équipe dans un environnement plus ouvert.

Comment donner envie aux salariés de changer d’espace ?

D’abord, en associant des représentants des collaborateurs ainsi que des managers dès la réflexion. Ils doivent notamment être consultés lors de la conception des nouveaux espaces de travail, afin que les options retenues correspondent à leurs attentes et à leurs besoins. Des points réguliers sur l’avancement du projet, la diffusion des plans ou de perspectives en 3D, tout comme la visite d’entreprises déjà passées au flex office peuvent aussi contribuer à rassurer.

Comment intervenez-vous auprès des entreprises s’apprêtant à passer au flex office ?

Notre accompagnement débute dès la conception du projet et ne concerne pas uniquement les aspects d’architecture, d’aménagement de l’espace et de choix de mobilier. Nous nous penchons aussi sur l’impact que le flex office va avoir sur l’organisation et les rapports hiérarchiques, par le biais d’entretiens avec des membres de la direction, des ressources humaines et des « ambassadeurs » des salariés. Des échanges qui nous permettent d’avoir une vision globale de l’organisation et de faire des recommandations afin que les pratiques, avant même l’emménagement, soit repensées en fonction de ce nouvel environnement de travail. Il va de soi, toutefois, que la maturité et l’engagement des entreprises dans le changement sont des éléments clés à considérer dans le projet. Pour finir, CD&B propose également de l’accompagnement à l’emménagement, avec des ateliers « règles de vie », ateliers d’appropriation d’espaces, SAV, retours d’expérience…

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