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Des collaborateurs acteurs de leur futur environnement de travail pour faciliter l’appropriation du changement

Consultante en conduite du changement au sein du pôle Conseil de CD&B, Maria Escribano participe à la conception et à l’animation des ateliers proposés aux collaborateurs s’apprêtant à intégrer de nouveaux bureaux. Des rencontres destinées à répondre à leurs attentes mais aussi pour les aider à s’approprier progressivement leur nouvel environnement de travail, avant même le début des travaux.

Quel est l’objectif des ateliers proposés par CD&B ?

Pour les salariés, la perspective d’un changement d’environnement de travail, ce n’est pas rien ! Il peut y avoir des inquiétudes, en tout cas des interrogations liées, notamment, aux bouleversements que cela va impliquer dans l’organisation. Les ateliers que nous proposons à nos clients ont pour but d’impliquer leurs collaborateurs dans cette démarche de changement et de leur donner du temps pour se l’approprier. C’est d’ailleurs pourquoi ils se déroulent sur un temps long, qui débute avant la phase de conception.

 

Comment se déroulent-ils ?

En général, nous organisons trois ou quatre ateliers d’une demi-journée, sur deux ou trois mois. Ils rassemblent, outre l’équipe de CD&B, une quinzaine de collaborateurs, sélectionnés pour représenter l’ensemble des catégories présentes dans l’entreprise. La première rencontre est l’occasion pour ces « ambassadeurs » de présenter les différents profils d’activité dans l’entreprise et les modes de fonctionnement des différents services. Il s’agit aussi pour nous de recenser les questions ou les inquiétudes que le projet peut susciter. Lors des séances suivantes, la réflexion collective s’appuie sur des outils d’innovation collective, visuels sélectionnés par des architectes, des maquettes, des applis… Il nous arrive aussi de faire des visites de locaux récemment livrés – « learning expedition » Ce sont des rencontres intenses, conviviales, très séquencées et qui s’apparentent réellement à de la co-conception. Car ces échanges sont intégrés à la réflexion de nos architectes lorsqu’ils imaginent leur proposition.

 

Quel est le rôle des « ambassadeurs » ?

Il est primordial et ne s’arrête pas à la participation aux ateliers. Pour les équipes de CD&B, ils sont parties prenantes du projet. Ils nous font remonter les réflexions et les interrogations de leurs collègues et diffusent les informations qui leur sont données au cours des ateliers. Et, parce qu’ils sont particulièrement impliqués, ils se révèlent être généralement des accélérateurs de changement.

 

Quelles autres modalités d’accompagnement proposez-vous ?

Elles sont nombreuses. Pour permettre aux salariés de s’informer sur le projet et son avancement, nous pouvons par exemple ouvrir une « maison du projet », mettre en place un site intranet dédié, envoyer des newsletters ou encore gérer une adresse mail à laquelle les collaborateurs peuvent adresser leurs questions. Autres options, l’organisation des groupes de travail en interne pour développer des sujets reliés à la culture de l’entreprise, la création de goodies ou d’une mascotte, la conception d’un livret d’accueil ou encore l’organisation d’événements pour célébrer le début des travaux et leur fin. Il s’agit à chaque fois de réponses sur mesure.

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