Trois mois ? Six mois ? Plus ? Lorsqu’une entreprise a décidé de déménager, la question de l’anticipation du projet se pose. Pour Guillaume Roca, Directeur Adjoint Conseil & Stratégie de CDB, c’est très en amont que la réflexion doit débuter, avant même que le choix des nouveaux locaux ne soit arrêté.

Pourquoi la réflexion concernant un déménagement doit être menée très en amont ?

Un projet immobilier doit être considéré comme la composante la plus visible d’un authentique projet d’entreprise. L’outil immobilier, comme tout bon outil, doit être adapté à « la main » de son utilisateur. Il convient donc de s’interroger sur les usages de l’entreprise avant de se mettre en recherche de nouveaux locaux. Aussi, plus le projet est anticipé, plus il permet de prendre en compte les mutations de l’entreprise et de ses modes de travail. Et donc d’offrir des espaces de travail adaptés.

De plus en plus d’entreprises l’intègrent. Auparavant, c’était surtout à l’initiative des grands groupes, du fait de la taille des surfaces recherchées et des modalités de décision impliquant les instances représentatives du personnel. Désormais, avec le développement des démarches liées à la qualité de vie au travail (QVT) et à la responsabilité sociétale des entreprises (RSE), les entreprises de taille intermédiaire (ETI) y viennent aussi. Quant aux petites et moyennes entreprises (PME), elles ont tout intérêt à se donner également du temps. Notamment car l’environnement de travail a un impact important sur l’attractivité et la fidélisation des talents, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Vous évoquez les talents. Cette anticipation est-elle importante pour les collaborateurs ?

Un déménagement est rarement anodin, parce qu’il vient perturber un quotidien, un équilibre et des habitudes chez les collaborateurs, autant dans leur vie personnelle que leur vie professionnelle. Dans l’idéal, il faut qu’ils puissent être acteurs de ce changement.

Notre baromètre annuel mené avec OpinionWay nous a appris que 40% des salariés estiment que l’aménagement des bureaux est un critère décisif dans leur choix de l’employeur. Par ailleurs, on note que 83% des jeunes s’attendent à pouvoir choisir où ils travaillent durant leur temps de travail.

C’est pourquoi CDB propose de les accompagner, par le biais d’ateliers de co-construction des futurs espaces de travail. Nous avons la conviction que l’humain doit être au cœur des projets et que ce sont les salariés qui sont les plus à même de définir des espaces permettant d’exercer leur activité de manière efficace. En moyenne, sur les projets que nous réalisons, l’effet sur les collaborateurs est très positif : installés dans leurs nouveaux locaux, nous mesurons en moyenne une augmentation de 30 % de leur satisfaction.

Quels sont les critères à prendre en compte dans cette anticipation ?

Ils sont de plusieurs ordres. D’abord, il faut tenir compte de la profondeur et de la complexité des enjeux liés au projet de l’entreprise : juridiques, financiers, sociaux, stratégiques, organisationnels, logistiques, ou encore son image… Ensuite, la réactivité du système de décision de l’entreprise, mais également la conjoncture du marché immobilier, entrent lourdement en ligne de compte. Lorsque l’offre se fait rare, comme c’est le cas actuellement sur certains quartiers d’affaires, mieux vaut avoir du temps pour trouver des locaux répondant à ses besoins. Au minimum, dans tous les cas, le sujet doit être sur la table avant de se mettre en recherche de sa future adresse, donc plusieurs mois avant de dénoncer le bail.

Idéalement, à quel moment un futur client doit-il s’adresser à CDB ?

Tout dépend des enjeux du projet mais également de l’agilité et de la taille de l’entreprise.

Je dirais que pour une ETI, 12 à 15 mois avant le prochain terme de son bail serait sans doute l’idéal. Un peu moins pour une PME et un peu plus pour une Grande Entreprise. Dans tous les cas, il est préférable de le faire avant d’avoir arrêté son choix sur de nouveaux locaux.

Il faut en effet du temps pour réaliser l’audit des besoins, actuels et futurs, en lien avec la stratégie de développement de l’entreprise, l’évolution de son organisation et des modes de travail de ses équipes. Nos outils exclusifs digitaux permettent alors à nos clients de comparer les solutions immobilières du marché. Ce n’est qu’après que vient la phase de conception, avec la continuité de l’accompagnement au changement adapté, puis la réalisation des aménagements eux-mêmes. Plus la réflexion est menée en amont, plus le résultat final, autant en termes d’organisation que d’architecture, sera riche.